Tiếng Anh giao tiếp văn phòng: Bí quyết học không thể chuẩn hơn

Là một nhân viên văn phòng, bạn không thể chỉ đến công ty, im lặng làm việc rồi đi về. Bạn cần phải giao tiếp. Nhất là trong thời buổi hiện nay, nói chuyện với nhau bằng tiếng Việt thôi là chưa đủ. Bạn phải luôn chuẩn bị sẵn sàng cho các tình huống giao tiếp với người nước ngoài trong môi trường công sở của bạn. Hiểu được điều đó, trong bài viết hôm nay, Toppick.vn sẽ chia sẻ cho bạn bộ từ vựng tiếng Anh công sở, những mẫu câu tiếng Anh giao tiếp văn phòng cơ bản cũng như phương pháp học hiệu quả nhất. Hãy theo dõi nhé…

Trước tiên… dân văn phòng vẫn ngại giao tiếp tiếng Anh, lí do là gì?

1. Thiếu vốn từ vựng

Để giao tiếp tiếng Anh tốt không chỉ cần phát âm mà vốn từ cũng rất quan trọng. Nhưng để có vốn từ phong phú, bạn cần phải tích lũy mỗi ngày bằng cách tạo cho mình thói quen học. Ví dụ mỗi ngày học 8 -10 từ mới và cách sử dụng của các từ đó. Dần dần, vốn từ tiếng Anh của bạn sẽ cải thiện đáng kể. Đây cũng chính là hành trang cơ bản giúp dân văn phòng không bị ngại nói tiếng Anh nữa.

2. Thiếu tự tin khi nói tiếng Anh

Bạn biết đó, tự tin là yếu tố chính giúp bạn nói tiếng Anh tốt hơn đó. Tuy nhiên nhiều người sợ mình nói sai, sợ người khác chê cười. Như vậy nếu bạn cứ mãi suy nghĩ như vậy thì càng không thể nói tốt được. Tình trạng này cứ kéo dài thì sẽ tạo thói quen ngại giao tiếp ngoại ngữ và bạn càng không thể học được tiếng Anh.

3. Chưa tạo môi trường nói tiếng Anh

Tiếng Anh giao tiếp văn phòng cơ bản

Môi trường là yếu tố quan trọng giúp bạn luyện tiếng Anh nhiều hơn. Tuy nhiên với dân văn phòng nhiều người cho rằng mình không có môi trường nói tiếng Anh. Nên họ không biết luyện như thế nào. Nếu chỉ học ngữ pháp tiếng Anh, từ vựng tiếng Anh hàng ngày mà không áp dụng vào cuộc sống hàng ngày thì những kiến thức đó chỉ là kiến thức chết, không bao giờ có thể sử dụng được.

Nếu vượt qua được những trở ngại nêu trên thì việc nói tiếng Anh với dân văn phòng sẽ cực kỳ đơn giản rất nhiều đó.

Bộ từ vựng tiếng Anh giao tiếp văn phòng cơ bản

Từ vựng tiếng Anh liên quan đến các phòng ban trong công ty

+ Department: Phòng, ban

+ Accounting department: Phòng kế toán

+ Audit department: Phòng Kiểm toán

+ Sales department: Phòng kinh doanh

+ Administration department:  Phòng hành chính

+ Human Resources department: Phòng nhân sự

+ Customer Service department: Phòng Chăm sóc Khách hàng

+ Financial department: Phòng tài chính

+ Research & Development department:  Phòng nghiên cứu và phát triển

+ Quality department: Phòng quản lý chất lượng

Tiếng Anh giao tiếp văn phòng cơ bản

Từ vựng liên quan đến các chức vụ trong công ty

+ Chairman: Chủ tịch

+ The board of directors: Hội đồng quản trị

+ CEO-Chief Executives Officer: Giám đốc điều hành, tổng giám đốc

+ Director: Giám đốc

+ Deputy/vice director: Phó giám đốc

+ Assistant manager: Trợ lý giám đốc

+ Shareholder: Cổ đông

+ Head of department: Trưởng phòng

+ Deputy of department: Phó phòng

+ Manager: Quản lý

+ Team leader: Trưởng nhóm

+ Employee: Nhân viên

+m Trainee: Nhân viên tập sự

+ Worker: Công nhân

Tiếng Anh giao tiếp văn phòng cơ bản

Từ vựng tiếng Anh văn phòng liên quan đến phúc lợi, chế độ cho người lao động

+ Holiday entitlement: Chế độ ngày nghỉ được hưởng

+ Maternity leave: Nghỉ thai sản

+ Travel expenses: Chi phí đi lại

+ Promotion: Thăng chức

+ Salary: Lương

+ Salary increase: Tăng lương

+ Pension scheme: Chế độ lương hưu

+ Health insurance: Bảo hiểm y tế

+ Sick leave: Nghỉ ốm

+ Working hours: Giờ làm việc

+ Agreement: Hợp đồng

+ Resign: Từ chức

Những tình huống giao tiếp tiếng Anh văn phòng, dân công sở không thể không biết

Mẫu câu tiếng Anh giao tiếp văn phòng khi làm việc với khách hàng, đối tác

+ I’m honored to meet you. Thật vinh hạnh được gặp anh/chị.

+ Sorry to keep you waiting. Xin lỗi tôi đã bắt anh/chị phải chờ.

+ Will you wait a moment, please? Xin anh/chị vui lòng chờ một chút có được không?

+ You are welcomed to visit our company. Chào mừng anh/chị đến thăm công ty.

+ May I introduce myself? Tôi có thể giới thiệu về bản thân mình được chứ?

+ Let’s get down to the business, shall we? Chúng ta bắt đầu thảo luận công việc được chứ?

+ Can I help you? Tôi có thể giúp gì được anh/chị?

+ Can we meet (up) to talk about…? Chúng ta có thể gặp nhau để nói về…không?

+ Shall we make it 2 o’clock? Chúng ta hẹn gặp lúc 2 giờ được không?

+ I hope to visit your factory. Tôi hy vọng được tham quan nhà máy của anh.

+ This is my name card. Đây là danh thiếp của tôi.

+ I hope to conclude some business with you. Tôi hi vọng có thể ký kết làm ăn với anh/chị.

+ We’ll have the contract ready for signature. Chúng tôi đã chuẩn bị sẵn sàng hợp đồng cho việc ký kết.

Một số câu hỏi tiếng Anh văn phòng để khai thác, hiểu rõ hơn về đối tác

Mẫu câu tiếng Anh giao tiếp văn phòng 

+ How long has your company been established? Công ty anh/chị được thành lập bao lâu rồi?

+ How many departments do you have? Công ty anh/chị có bao nhiêu phòng ban?

+ How many employees do you have? Công ty anh/chị có bao nhiêu nhân viên?

+ Can I have a look at the production line? Anh/Chị có thể cho tôi xem dây chuyền sản xuất được không?

+ I’m in sales department. Tôi làm ở bộ phận bán hàng.

+ How long does it take you to get to work? Anh/Chị đi đến cơ quan làm việc mất bao lâu?

+ How do you get to work? Anh/Chị đến cơ quan bằng phương tiện gì?

+ How long have you worked here? Anh/Chị đã làm việc ở đây bao lâu rồi?

+ Here’s my business card. Đây là danh thiếp của tôi.

+ What time does the meeting start?  Mấy giờ cuộc họp bắt đầu?

+ What time does the meeting finish? Mấy giờ thì cuộc họp kết thúc?

+ I’m going out for lunch. Tôi sẽ ra ngoài ăn trưa.

Mẫu câu tiếng Anh giao tiếp với đồng nghiệp tại văn phòng

1. Introducing Yourself

• “Hi [name], nice to meet you: Nói điều này với người bạn vừa gặp lần đầu tiên. Lặp đi lặp lại tên của họ sẽ giúp bạn nhớ nó.
• “I’m still learning English, so please speak slowly.” để yêu cầu một người nào đó nói tiếng Anh chậm lại,.đây là một cách lịch sự
• “I just started working here. I’m the new [name of your job].”  bạn là người mới bạn có thể nói với mọi người với câu này.
• “I’m working in the [name] department. What do you do here?”  Khi bạn tự giới thiệu về mình, hãy nói với người mà bạn làm việc cho bộ phận của bạn cho mọi người biết

2. Chào hỏi

• “How’s everything?/How’s it going?”: Đây là những cách phổ biến để nói “How are you?” – mà trong thực tế, nó thực sự không được sử dụng thường xuyên
• “How was your weekend?/How did your weekend go?”: khi họ đã có một cuối tuần tuyệt vời, hãy hỏi câu này vào ngày thứ 2
• “I’m doing fine, thanks./Not bad, thanks./Pretty good, thanks.”Nếu ai đó hỏi bạn “How are you doing?”, bạn có thể trả lời theo cách này. Hãy nhớ rằng khi mọi người hỏi “How are you?” như một Hello, họ thường không muốn có một câu trả lời thực sự.

3. Tìm một thứ gì đấy

• “Where can I find the (bathroom/coffee maker /[anything])??” Cho đến khi bạn biết tất cả, bạn có thể sử dụng câu này để hỏi. Một cách đơn giản hơn để hỏi là “Where is the [bathroom, etc]?”
• “Where are we meeting?” bạn có thể sử dụng câu hỏi này nếu bạn không chắc chắn nơi tổ chức cuộc họp
• “Where can I leave this?” Đây là cách bạn hỏi khi bạn không biết phải đặt áo choàng, ô hay cái gì khác mà bạn mang vào làm.

4. Tham gia vào cuộc nói chuyện ngắn

Mẫu câu tiếng Anh giao tiếp văn phòng 

Đó là cuộc nói chuyện nhẹ nhàng. Bạn có thể trò chuyện về các chủ đề như thời tiết, thức ăn, bất cứ thứ gì không quá nghiêm trọng khi bạn ở cùng phòng với ai đó hoăc đi cùng thang máy hoặc chỉ đứng gần nhau… Và bạn không làm việc, hãy nói những câu chuyện ngắn để hình thành tình bạn và kết nối và rèn luyện nói tiếng Anh.

• “I love your (shoes/necklace etc.). Where did you get it/them?”  dùng để khen ai đó (nói điều gì đó tốt đẹp về một người) để họ cảm thấy thoải mái và đặt câu hỏi sau đó bắt đầu cuộc trò chuyện.
• “I can’t believe how hot/cold it is today!” Thời tiết luôn là chủ đề an toàn cho những cuộc nói chuyện nhỏ. Bạn có thể sử dụng dòng này cho hầu hết các loại thời tiết. Nếu đó là một ngày đẹp trời, bạn có thể nói “Tôi không thể tin rằng ngày hôm nay thật đẹp.”
• “So what do you do here?” Nếu bạn chưa gặp một người, bạn có thể hỏi họ về chức vụ của họ tại văn phòng là gì.
• “How long have you been working here?” Đây là một câu hỏi hay bạn có thể yêu cầu bắt đầu cuộc trò chuyện.

5. Đi ăn trưa với nhau

• “Let’s get a coffee sometime.”  Đây là một cách ngẫu nhiên để đề nghị một cuộc trò chuyện tốt đẹp cho tương lai.
• “Let’s grab lunch.”” Bạn có thể sử dụng cụm từ này để gợi ý đi ra ngoài để ăn trưa nhanh.
• “I know a good place nearby.” Sử dụng câu này nếu bạn muốn đề nghị một nơi tốt để ăn trưa.
• “Want to order out?” đây là cách bạn yêu cầu nếu có ai muốn đặt hàng giao hàng nếu bạn không muốn đi ra ngoài ăn trưa,
• “I’ll have the same/I’ll have what (s)he’s having.” Khi bạn ra ngoài ăn trưa, bạn có thể không biết mình muốn gì. Đôi khi bạn chỉ cần yêu cầu một điều tương tự như một trong những đồng nghiệp của bạn. Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể sử dụng cụm từ này sau khi người khác đã đưa ý kiến!

Mẫu câu tiếng Anh giao tiếp văn phòng với sếp

Xưng hô đúng chuẩn mực và không quên dùng “please”, “excuse me”:

+Sir – ngài

+ Ma’am (short for madam) –  bà (một cách xưng hô rất tôn trọng)

+ Please – xin mời, làm ơn

+ Excuse me – xin lỗi (dùng khi bạn phải chen ngang công việc của họ).

Luôn sẵn sàng và chủ động với công việc:

+Of course – Tất nhiên rồi.

+ It’s not a problem – Tôi rất sẵn lòng, không vấn đề gì.

+ I’ll start that right away – Tôi sẽ bắt tay làm ngay đây.

+ Is there anything I can do? – Tôi có thể làm được gì không?

+ How can I help you? – Tôi có thể làm gì để giúp anh/chị?

+ What would you like me to do? – Anh/chị muốn tôi giúp gì ạ?

+ Would it be possible to reschedule the meeting? – Liệu có thể sắp xếp lại lịch họp được không?

+ Would you like me to complete the project? – Anh/chị có muốn tôi hoàn thành dự án này không?

Luôn lịch sự khi đề nghị, nhờ sếp làm điều gì đó:

+ May I …  – tôi có thể… – cách này bạn tỏ vẻ lịch sự và khiêm nhường.

+ Could you … please? Anh/chị có thể … – thể hiện sự trang trọng.

+ Would you mind …? Anh/chị có phiền ….?

+ May I talk to you for a moment? – Tôi xin phép nói chuyện một lát với anh/ chị được không?

+ May I confirm that with you tomorrow? – Tôi có thể xác nhận lại vào ngày mai được không?

+ Could you go over that with me? – Anh/chị có thể xem xét điều đó với tôi được không?

+ Could you repeat that please? – Xin anh/chị có thể nhắc lại được không?

+ Would you mind if I took my lunch break? – Tôi xin phép nghỉ trưa được không?

+ Would you mind if I left the office early today? – Phiền anh chị cho phép tôi nghỉ sớm hôm nay được không?

+ Would you mind if I borrowed the report? – Phiền anh/chị cho tôi mượn báo cáo được không?

+ I may need a bit more time with the report – Tôi cần thêm chút thời gian với bản báo cáo.

Khi trễ, quên hoặc làm sai thì bạn cần phải chắc chắn việc đó không xảy ra lần nữa.

+ I understand. I will keep that in mind – Tôi hiểu rồi, tôi sẽ nhớ.

+ I’ll make sure to remember that for next time – Lần tới tôi chắc chắn sẽ nhớ.

+ I will correct the error right away – Tôi sẽ sửa nó ngay đây.

+I agree with you – Tôi đồng ý với anh/chị.

+ Sorry I missed the deadline. It will never happen again – Tôi xin lỗi vì trễ hẹn. Nó sẽ không bao giờ xảy ra nữa.

Phương pháp học tiếng Anh giao tiếp văn phòng hiệu quả nhất

Hãy tận dụng ngay môi trường làm việc của bạn để luyện tập giao tiếp tiếng Anh với đồng nghiệp của bạn. Đó chính là cách tốt và nhanh nhất để bạn có thể tăng level nói tiếng Anh của mình. Tuy nhiên để làm được điều này bạn cần phải nghe tiếng Anh tốt. Vậy nên bạn không thể không học cách phát âm tiếng Anh chuẩn được. Khi đó bạn sẽ hiểu để phát ra một âm thanh hay âm tiết đó, cơ miệng, cổ họng, vùng thanh quản của bạn sẽ hoạt động như thế nào. Và tất nhiên bạn sẽ hiểu được người cùng giao tiếp với bạn đang nói gì. Như vậy bạn mới duy trì được cuộc hội thoại tiếng Anh giữa bạn với đồng nghiệp.

Bạn nên dành thời gian để luyện nghe thường xuyên hơn vì luyện nghe sẽ giúp tăng khả năng phản xạ tiếng Anh và từ đó cải thiện được cách phát âm của mình. Những giờ giải lao, giờ nghỉ trưa tại công ty…hãy tận dụng để rèn luyện kỹ năng nghe của bạn. Bạn nên bắt đầu tập nghe từ các mẫu truyện ngắn với các chủ đề đơn giản rồi sau đó sẽ luyện nghe từ các bản tin trên tivi, podcast,… Cách tốt nhất là bạn nên luyện tập trước gương khi nói để điều chỉnh khuôn miệng, cử chỉ khi giao tiếp.

Và cũng đừng quên là để giao tiếp tốt, bạn cần trau dồi vốn từ vựng tiếng Anh. Nhất là bộ từ vựng tiếng Anh văn phòng cơ bản nhất. Hơn nữa, việc bạn nắm chắc ngữ pháp tiếng Anh sẽ giúp bạn giao tiếp trôi chảy nhất.

Kết luận

Bạn thấy đó, tiếng Anh không chỉ giúp ích cho bạn trong quá trình học tập mà còn hữu ích cả trong công việc. Những nhân viên biết tiếng Anh thường được đánh giá cao trong công việc và tìm được thành công trong sự nghiệp. Tuy nhiên, không phải dân công sở ai cũng đều biết những mẫu câu và từ vựng giao tiếp thông dụng tại văn phòng. Hy vọng những chia sẻ tại bài viết này sẽ giúp bạn tự tin giao tiếp tiếng Anh hơn tại nơi bạn làm việc nhé.

Chúc các bạn thành công!

Biên tập: Mizu Phạm